Si quieres tener la seguridad que el documento que has creado en Word se guarda o llega a su destinatario tal y como tú lo has preparado, la mejor opción es convertirlo a un formato PDF que impide la manipulación del contenido y nos asegura una visualización fiel del documento, tal y como ha sido generado por su autor.
Esta conversión no requiere programas especiales ni que instalemos algún tipo de aplicación en nuestro ordenador para llevarla a cabo. Actualmente, es muy fácil convertir un Word a PDF online y descargar el archivo resultante para almacenarlo y compartirlo con seguridad.
¿Cuál es la diferencia entre un Word y un PDF?
La diferencia principal entre un documento Word y un documento PDF es que el archivo .doc o .docx de Word permite ser editado para variar su contenido, modificar el texto, incorporar o borrar imágenes y otros elementos gráficos, etc., mientras que el archivo PDF es un formato de almacenamiento que nos presenta la visualización del archivo sin que podamos manipularlo.
El archivo PDF actúa como una fotografía de un documento y a diferencia de otros formatos, el PDF o Portable Document Format, por sus siglas en inglés, es capaz de guardar y mantener la estructura del documento original sin variarla, es decir, el PDF conserva las fuentes, las imágenes y la maquetación de los documentos con independencia del programa con los que fueron creados, del dispositivo en que se abra y el sistema operativo del equipo que el usuario utilice para verlos.
Es por ello que para asegurar la correcta visualización, se recomienda convertir un documento Word a PDF antes de compartirlo.
Al tratarse de un archivo cerrado, PDF no permite alterar el contenido del documento, por lo que se le considera un archivo seguro y útil para infinidad de gestiones como el intercambio de documentación de forma fiable. Este tipo de archivo permite, adicionalmente, que un creador pueda encriptar un PDF y establecer una contraseña única, de modo que solo los usuarios que la conozcan podrán abrirlo.
Otra de las diferencias entre PDF y Word, es que al imprimir un documento PDF, este se muestra en el papel tal cual lo vemos en pantalla, en cambio, con el documento Word esto no siempre es así.
¿Para qué se utilizan los documentos de Word y para qué se utilizan los PDF?
El Word es un procesador de textos que nos permite crear archivos en los que incorporar texto e imágenes y luego realizar todas las modificaciones que uno desee para guardar, imprimir o compartir ese documento. Por tanto, un archivo de Word puede ser empleado para múltiples fines, escribir un informe, una carta, una felicitación,...
Por su parte, el PDF es un formato de archivo para presentar e intercambiar documentos. Gracias a su seguridad y capacidad de mantener exactamente el mismo aspecto que el documento original sin que pueda ser modificado en destino, es utilizado ampliamente para la compartición y distribución de documentación oficial y legal, de obras literarias online, el envío de currículums, facturas, la publicación de trabajos e investigaciones, el almacenamiento digital de documentos,...
Ahora bien, a pesar de que los PDF son archivos estancos que permiten nula manipulación, si existe la posibilidad de convertir documentos de PDF a Word online, si el PDF original no está protegido específicamente contra este tipo de cambio. El documento original, es decir, el PDF, se mantendrá intacto y el conversor lo que hará es extraerá el texto y las imágenes y las adecuará en un documento Word que entonces sí, podremos manipular y editar.
¿Qué ocupa más un Word o un PDF?
Los documentos Word ocupan menos espacio de almacenamiento que los PDF y esto es así porque un archivo PDF conserva además de la información del texto e imágenes como hace el documento Word, toda la información relativa al formato y fuentes del documento, de modo que cuando lo abrimos aparece tal cual lo hemos creado.
En cambio, el documento Word si lo abrimos en un dispositivo diferente al de origen, es probable que cambie alguna tipografía si el ordenador de destino no dispone de ella o varíe sensiblemente el formato si tiene unos parámetros diferentes al nuestro.
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